Checklist: wat moet je regelen voor je met een VA aan de slag gaat?

Het inschakelen van een virtual assistant (VA) kan je leven als ondernemer enorm vergemakkelijken. Minder stress, meer tijd voor wat écht belangrijk is, en een betere focus op je kernactiviteiten. Maar voordat je begint, is het slim om een paar zaken op orde te hebben. Nou ja, óók daar helpen we je bij met een uitgebreide intake! Toch is ook wel een beetje fijn om te weten je kan vragen/verwachten van een VA. Deze checklist helpt je om een vliegende start te maken met je VA!

Welke taken wil je uitbesteden?

Wat ligt er al weken op je to-do lijst? Welke taken kosten jou te veel tijd of energie? Denk aan:

• Administratieve klussen (facturatie, e-mails, agenda-beheer).
• Social media beheer (plannen, reageren, rapportages).
• Onderzoekstaken (leveranciers zoeken, marktanalyses).
• De strategie voor 2025 😉

Weet je niet precies wat je wilt uitbesteden? Schrijf een week lang alles op wat je doet en kijk waar een VA kan inspringen.

Wat wil jij bereiken met een virtual assistant?

Wat wil je bereiken door met een virtual assistant te werken? Wil je meer tijd vrijmaken? De groei van je bedrijf versnellen? Of een betere balans vinden? Duidelijke doelen geven richting aan de samenwerking en maken het makkelijker om succes te meten. Check, check & check. Wij als VA-agency helpen jou bij deze taken en om jouw to do’s te prioriteren.

Welke tools zijn onmisbaar in jouw bedrijf?

Goede tools zijn onmisbaar om effectief samen te werken met een VA. Zorg ervoor dat je bekend bent met:

• Projectmanagementtools: Asana, Trello of ClickUp.
• Communicatietools: Slack, Microsoft Teams of Zoom.
• Bestandsdeling: Google Drive, Dropbox of OneDrive.
  Door alles goed in te richten, voorkom je ruis in de communicatie en blijft iedereen op één lijn.

Zorg voor een heldere briefing

Dat vinden wij fijn en is voor jou als ondernemer fijn. Zo weten we wat er van ons verwacht wordt en is duidelijk wat jij van ons krijgt. Geef de virtual een duidelijk beeld, denk dan aan:

• De taken die jij aan ons wil uitbesteden;
• Jouw voorkeuren en werkstijl;
• Deadlines en prioriteiten.

Hoe specifieker jij bent, hoe beter en sneller wij aan de slag kunnen. Hiermee voorkomen we langdradige communicatie die we beter kunnen gebruiken voor het daadwerkelijke werk.

Spreek een duidelijk budget af

Het bepalen van je budget is een belangrijke stap voordat je met een VA aan de slag gaat. Bij VA-inhuren werken we met transparante tarieven, zodat je precies weet waar je aan toe bent. Onze pakketten starten al vanaf €599,- per maand voor een klein pakket met een vast aantal uren.

Afhankelijk van jouw behoeften kun je kiezen voor:

• Een vast maandtarief: Ideaal als je een duidelijk aantal uren of specifieke taken hebt die je structureel wilt uitbesteden. Dit biedt voorspelbaarheid en rust.
• Flexibele uren op uurbasis: Handig voor projecten of eenmalige klussen.

Onze voorwaarden:

• Pakketten worden maandelijks gefactureerd.
• Niet-gebruikte uren kunnen niet worden doorgeschoven naar de volgende maand (tenzij anders afgesproken).
• Heb je onverwachts meer werk? Geen probleem, we bespreken altijd de mogelijkheden om extra uren in te zetten.
• Daarbij zit je bij ons nooit vast aan een veel te lang contract. Opzeggen kan bij ons maandelijks. Wel zo prettig.

Het is belangrijk om een budget te kiezen dat past bij de waarde die een VA voor jouw bedrijf oplevert. Denk hierbij niet alleen aan kosten, maar vooral aan de tijd en energie die je terugwint om je te focussen op groei, klanten of je eigen balans.

Wederzijds vertrouwen = key

Doordat je bij ons (gelukkig) niet vast zit aan langdradige contracten is het óók veel makkelijk om uit te proberen of een virtual assistant wel écht bij jouw bedrijf past. Dit geeft jou als ondernemer de kans om te ontdekken of jij en de virtual assistant een goede match zijn. De werksfeer vinden wij belangrijk. Hoe beter de onderlinge sfeer, hoe leuker het is om te werken. Vind je ook niet 🙂

En, wil jij tijd overhebben voor belangrijkere zaken dan je to do list?

Zoals je ziet valt er niet zoveel te regelen als je aan de slag gaat met een virtual assistant bij VA-inhuren. Jij verteld wat je nodig hebt en wij regelen de rest. Geen gedoe met personeelskosten of het regelen van een werkplek. Wil jij meer weten over onze diensten? Bekijk dan eens onze expertises. Gelijk contact opnemen? Dat mag natuurlijk altijd. Vul hieronder het contactformulier in. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met je op. Spreken we je snel?